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Las tendencias mundiales y la evolución de las TICS apuntan hacia una transformación en el mundo empresarial. La digitalización de empresas u organizaciones a través del Teletrabajo, ofrece a éstas grandes soluciones y beneficios, puesto que esta modalidad laboral engrana las políticas corporativas basadas en el cumplimiento de objetivos junto a los recursos tecnológicos necesarios para alcanzarlos.

Aunque cada día más empresas adoptan e implementan el Teletrabajo, debemos estar conscientes de que éste es un cambio que debe darse paulatinamente, dado que requiere de grandes adaptaciones dentro de las organizaciones, y primordialmente, la aprobación de su Junta Directiva, ya que en la mayoría de los casos, es en los departamentos gerenciales, administrativos, de finanzas, de tecnología o de comunicaciones, donde surge la idea o necesidad de encaminar a la empresa hacia la digitalización laboral y poner en funcionamiento modelos de trabajo que aprovechen las ventajas de las TICS, pero es el equipo directivo quien aprueba el proyecto y promueve la participación y educación de todas los departamentos para que este se lleve a cabo con éxito.

Ahora bien, si tú y tu equipo de trabajo toman la iniciativa de proponer la digitalización empresarial a través del Teletrabajo, a continuación te presentamos un esquema muy útil que te orientará sobre qué información debes tomar en cuenta al momento de presentar a la Junta Directiva una propuesta atractiva para la implementación del Teletrabajo en la empresa o negocio a la que perteneces:

1.- ¿Qué es el Teletrabajo y cuáles son sus beneficios?:

Aunque puede tomarse como una redundancia, es importante que quienes participen en la elaboración de la propuesta manejen a profundidad los términos claves y de esta manera puedan aclarar dudas con total seguridad en caso de que algún directivo quiera indagar.

Por ejemplo, en Colombia, el Teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como: “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”. (Artículo 2, Ley 1221 de 2008).  Información como esta, da fuerza legal e incentiva.

2.- Metodología general de implementación y áreas:

Poner en práctica el Teletrabajo en las entidades acarrea una reingeniería organizacional profunda, desde la ejecución de labores hasta sus formas de evaluarlas, por lo que el primer paso para esta transformación es designar un equipo que lidere y coordine el proceso. Aquí nuestra sugerencia de las áreas que se pueden conformar por al menos un representante o varios:

Administración o Finanzas.

Recursos Humanos.

Ventas/Negocios.

Gestión Gerencial de Proyectos o Productos.

Gestión Analítica, de Arquitectura y Testing.

Integrantes Operativos y/o de Desarrollo.

Una vez definido el equipo y sus áreas, (este un ejemplo), deberán encargarse entre otras cosas de identificar qué departamentos o cargos son aptos para activar esta modalidad laboral (según la Organización/Empresa y sus objetivos), como de las herramientas o cambios a nivel tecnológico que se requieren para establecer los líderes por departamento en relación a toda la información inherente al proyecto.

3.- Metodología general de funciones y objetivos:

En esta fase el equipo designado debe dejar claro a la Junta Directiva lo siguiente: ¿Qué quieren hacer?, ¿cómo lo harán? ¿quiénes lo harán? ¿en cuánto tiempo lo harán? ¿qué herramientas necesitan para hacerlo?.

Por ejemplo: aquí te mostramos algunas funciones básicas de un equipo coordinador:

1.- Elaborar la planificación estratégica del proyecto.

2.- Establecer los objetivos a lograr y en qué tiempo se verán resultados.

3.- Supervisar de forma continua el avance de la ejecución del proyecto.

4.- Generar informes de avance y finales del proyecto para la Junta Directiva.

5.- Modificar el proyecto a la par de su ejecución, realizando ajustes o correcciones que se estimen pertinentes según la experiencia hasta el momento.

6.- Desarrollar la política de teletrabajo en la organización.

4.- Política gubernamental y amparo jurídico:

En primera instancia, para que el proceso inicie con plena formalidad, dejando claro todos los involucrados, las fases que lo conforman y afianzar todo esto tanto en los jefes de las distintas áreas como los colaboradores de toda la organización, lo ideal es contar con un documento que soporte las acciones que se llevarán a cabo, que contenga y aclare detalladamente el Compromiso Organizacional por adoptar el Teletrabajo, las Generalidades del Proceso de Adopción y los Derechos y Deberes de los involucrados.

Posterior a esto, es imperativo documentarse respecto a las implicaciones legales y jurídicas del país en cuestión, tomar en cuenta legislaciones de trabajo vigentes de manera de ejecutar todo el proceso dentro de los parámetros legales.

5.- Experiencias de otras organizaciones:

La mejor manera de “convencer” a la Junta Directiva y ganar su credibilidad respecto a los beneficios y éxito de la implementación del Teletrabajo, es precisamente citando casos exitosos de otras empresas. Un ejemplo podría ser Bancolombia, una de las más grandes compañías de servicios financieros de dicho país, cuyo proyecto de Teletrabajo surgió y se implementó en 2012. En la actualidad, Bancolombia cuenta con aproximadamente 1500 Teletrabajadores y en el año 2016 fue ratificado en el listado de las empresas que conforman el Índice de Sostenibilidad Global del Dow Jones (indicador mundial que mide el desempeño sostenible de las compañías en materia económica, social y ambiental) por quinto año consecutivo,  con un puntaje de 92 sobre 100, cinco más que en 2015.

6.- Aplicabilidad y beneficios para la organización:

Si bien cada empresa tiene características diferentes que inciden sobre la identificación de los beneficios de activar en esta el Teletrabajo, existen una serie de beneficios genéricos que citamos a continuación, y que deben plantearse a la Directiva:

Incremento de la productividad, lo que se traduce en mayores ingresos y mayor crecimiento del negocio.

Reducción de costos fijos en planta física, mantenimiento, servicios públicos, entre otros.

– Posibilidad de reclutar talento sin fronteras al poder contratar al personal más calificado sin importar su ubicación o disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organización.

Reducción del esfuerzo en mantenimiento de equipos y optimización de la capacidad de respuesta frente al crecimiento de la compañía.

– Reducción de la huella de carbono al evitar el desplazamiento de los trabajadores hacia la empresa.

En resumen, incursionar en el Teletrabajo representa en muchas ocasiones, y sobre todo por desconocimiento, un problema o imposibilidad para los miembros de la Junta Directiva de las organizaciones. Sin embargo, al presentar una propuesta que contenga todo lo anterior,  se podrán aclarar muchas dudas y mitos sobre esta modalidad laboral, pudiendo lograr su aprobación y aplicación exitosa.

Nuestra invitación es a que te documentes sobre sus  beneficios, que apuestes por la innovación y sumes tu empresa al Teletrabajo.

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Autor: Elayne Querales
Especialista en Redacción SEO
Departamento de Marketing Interfell

Fuente:Libro Blanco. El ABC del Teletrabajo en Colombia

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