Técnicas de planificación

Técnicas de planificación para mejorar la productividad.

 

Para que nuestra jornada laboral rinda debemos planificarla. Y planificarla bien supone fundamentalmente 4 cosas:

  1. Administrar el tiempo que dedicaremos al trabajo
  2. Organizarnos en las distintas tareas que vamos a ejecutar
  3.  establecer prioridades acerca de qué y cuánto vamos a hacer primero
  4. El apego a una agenda

No es tan sencilla la cosa, lo primero que tenemos que hacer es administrar un recurso que no suele ser abundante, ni mucho menos ilimitado, el tiempo, y hay que saberlo administrar.

Ahora bien, ¿Cómo lo hacemos?

Podemos trabajar por bloques de tiempo. Esto es dedicar unas horas específicas para ejecutar y completar una tarea bloqueando ciertas horas en la agenda desde el día (o semana) anterior.

Para ello, es clave saber previamente qué queremos conseguir y en cuánto tiempo esperamos hacerlo.

Se trata de una técnica que, si la manejamos con acierto, suele ser muy provechosa y parte del éxito radica en la división de los bloques en proactivos y reactivos.

Los bloques de tiempo proactivos son los intervalos de tiempo que vamos a emplear para atender las tareas importantes que nos propusimos hacer, y los bloques reactivos, también relevantes pero menos, son los lapsos que vamos a dedicar para asistir a reuniones, responder al correo o revisar las redes sociales.

La Técnica del Pomodoro.

Esta técnica, desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80, implica dividir el tiempo de trabajo en períodos cortos de 25 minutos con 5 minutos de descanso, períodos que se repiten en ciclos de 4, al final de los cuales se toma un descanso mayor, de 20 minutos.

Es una técnica que busca que atendamos las tareas de forma intensiva, en 4 lapsos cortos con sus descansos sin distracciones, con la ayuda de un temporizador o alarma que nos indique el inicio y el fin de cada uno de los períodos.

El único problema de la técnica del Pomodoro es que, si algo nos distrae y nos impide cumplir con lo planeado, deberemos reiniciar la dinámica nuevamente desde cero.

Otro punto muy importante que se solapa con el factor tiempo es el que tiene que ver con la organización y jerarquización de las tareas. Y entre las alternativas más conocidas destacan:

La Matriz de Eisenhower. (Matriz de Priorización)

Dwight Eisenhower en sus años de liderazgo que no fueron pocos, frente el enorme cúmulo de tareas que siempre tenía ante sí, ideó una matriz de 2×2 para dividir las tareas en base a su urgencia e importancia, logrando una cuadrícula de 4 posibilidades:

  • -Tareas importantes y urgentes. Son las tareas que primero debemos atender y a las que debemos brindarles toda nuestra atención.
  • -Tareas importantes no urgentes. Usualmente se corresponden con metas a largo plazo, pero no por ello pueden ser desatendidas.
  • -Tareas no importantes pero urgentes. Son tareas que tal vez no podamos atender y que debamos delegar en gente de confianza.
  • -Tareas no importantes ni urgentes. Son las tareas habitualmente a ser descartadas.

Así, el expresidente concentraba todo su esfuerzo en atender las tareas importantes y urgentes, y después revisaba las tareas del 2do. grupo. Por último, si aún disponía de tiempo, daba un vistazo a las tareas del 3er. segmento, que delegaba en personal de confianza, descartando la del último grupo.

El método GTD.

Esta técnica Getting Things Done (haz que las cosas pasen), desarrollada por David Allen nos propone que actuemos de modo ágil, que no acumulemos el trabajo y que evitemos postergar las tareas. 

A grandes rasgos esta técnica nos recomienda:

  • -Hacer lista de tareas pendientes según prioridad y tiempo de ejecución.
  • -Atención inmediata a las tareas que consumen poco tiempo.
  • -Planificación de cómo y cuándo se atenderán las tareas restantes.
  • -Delegación de asignaciones no prioritarias o las que son idóneas para terceros.
  • -Y organizar el tiempo y los recursos que requiere cada actividad.

Tableros Kanban

La metodología Kanban, desarrollada en las fábricas de Toyota siguiendo la técnica Just in Time, consiste en organizar de forma visual mediante tableros, o herramientas digitales, las tareas que están pendientes de ejecución en función de su status de realización, sea que éstas estén pendientes, en curso o ya finalizadas.

De esta manera se sigue visualmente sin mayores inconvenientes el desarrollo de las tareas, junto con los recursos, tiempos y personas involucradas, y una acción sólo comienza cuando la anterior vinculada a ella termina.

El método MIT

Finalmente tenemos el método MIT (Most Important Task), una técnica que busca que atendamos solo a los aspectos esenciales e importantes de las tareas que tenemos por delante, es decir que nos concentremos primero en los asuntos prioritarios, digamos los 3 más relevantes, y que no hagamos otras cosas hasta no concluir satisfactoriamente con lo pautado.

Es habitual que el correo, las redes sociales y los contactos de trabajo distraigan nuestra atención pero en realidad no son lo prioritario. Lo esencial son esas 3 tareas claves que te has propuesto desarrollar. Y a ello debes ceñirte en tu jornada.

Si adquieres ese hábito de centrarte en las 3 tareas fundamentales cada día de forma casi obsesiva y no te distraes, a la larga sentirás gran satisfacción por saberte productivo, y nunca tendrás la preocupación de desaprovechar tus horas de trabajo.

Estas técnicas sencillas giran en torno al buen uso del tiempo, a la organización de tareas según prioridades, al control de distracciones y en especial, al ajustarse a una planificación.

Adquiere esos hábitos y verás cómo cada día lo haces mejor.

 

Autor:

Julio Juárez Soriano

Senior Copywriter

Marketing Department, Interfell Corp.